Generalforsamling i Foreningen Åpromenadens Sauna
Byens hus, Banegårdspladsen 12-14, torsdag den 20/2-2025 kl. 19.00
24 fremmødte
Dagsorden
Valg af dirigent
Sonnich Nielsen valgt med applaus
Det konstateres at generalforsamlingen er lovligt indvarslet, inkl regnskab og budget
Bestyrelsens beretning
Formandens beretning:
Da vi den 12. August oprettede vores forening, var byggeriet godt i gang, og vi forventede på det tidspunkt at kunne åbne saunaen i sidste halvdel af oktober. Sådan kom det ikke til at gå, for som så mange gange tidligere kom der forsinkelser, og først mellem Jul og Nytår kunne vi åbne så medlemmerne kunne komme i sauna ved åen.
Når en forening skal opstartes, så er der jo allerede fra dag et brug for midler til at opstarte hjemmesider, medlemssystemer og meget andet.
Heldigvis var der 59 personer der meldte sig ind inden 10. Oktober. Det var vi glade for, for det betød at vi kunne komme i gang med de mange opgaver, der skulle sikres inden vi som forening ville kunne åbne saunaen for medlemmer.
Noget af det vi skulle var:
Oprettelse af foreningen – med cvr-numre, adgang til digital post, tilskudsberettigelse, oprettelse af bankkonti med videre.
Brugeraftale med kommunen. – Den har vi selv formuleret, forhandlet, skrevet og sikret underskrift på.
Valg af og oprettelse af medlems-, regnskabs-,administrations- og Låsesystem. – Her valgte vi Conventus, som har de ting der skal til, og som samtidigt gør det det lettere at overholde GDPR reglerne.
Udarbejdelse af ordensregler.
Stillingtagen til rengøring og vedligehold, og beskrivelser af det, så alle medlemmer kan sikre opgaverne.
Køb af udstyr og midler til rengøring og vedligehold.
Følge byggeriet og holde kontakt til projektleder, så vi ville få den sauna som vi gerne ville have, og så det ville være muligt at drifte med mindst mulig manuel indgriben – og det har vi fået.
Beslutte betingelser og muligheder for medlemskaber som
– Personlige medlemmer
– børnemedlemsskaber
-Foreningsmedlemsskaber
– Erhvervsmedlemsskaber
-Gæste medlemskaber eller billetter.
Sikre at systemerne, som låsesystem og tænd/sluk af lys og sauna, kan tale sammen med vores medlemssystem, og at systemet er oprettet så alle medlemstyper kan booke tider – og for den sags skyld leje saunaen.
Sikre information om udviklingen på FB, i pressen, på hjemmesiden, og for den sags skyld i saunaen.
Hvor det er relevant, søge økonomiske tilskud. Det er faktisk lykkedes os at få kommunale tilskud på ca. 20.000 kr. i forbindelse med vores opstart – det er ikke uvæsentligt.
Stillingtagen til åbningstider, budgetter og forventet elforbrug, for at vurdere hvilke åbningstider og timer vi har råd til.
Udover at tage stilling til og beslutte alle de ting jeg lige har nævnt, så skal det hele jo også dokumenteres – dvs. ordensregler, rengøringsbeskrivelser, aftaledokumenter, referater og meget mere skal skrives og endeligt vedtages, ligesom vi skal have styr på økonomien, og kunne fremvise et retvisende regnskab.
Heldigvis nåede vi det hele, og vi glade for og stolte over at vi har fået overdraget ansvaret for den daglige drift, af det vi synes er en af landets flotteste saunaer, som samtidigt er smukt indpasset i den unikke natur omkring Gudenåen. Vi glæder os samtidigt til broen ud i åen – når den er på plads, bliver det helt fantastisk.
Foreningen Åpromenadens sauna har et primært formål og det er at drive eller drifte saunaen.
Man kan spørge sig selv, om ikke andre kunne gøre det lige så godt, og jo det er der helt sikkert en række andre aktører der kunne have gjort – og måske – næsten lige så godt.
Samtidigt er der heller ingen tvivl om, at hvis det skal gøres billigt at drifte, og dermed gøres billigt at bruge det, der nu er Bjerringbro By’s fælles sauna, så kræver det i udgangspunktet, at der er frivillige, som engagerer sig og sikrer driften. Derfor er det som udgangspunkt også sådan, at for at blive medlem af foreningen, så skal man også melde sig til et minimum af frivilligt bidrag til foreningen.
Derved tror jeg faktisk også, at alle medlemmer får større personlig interesse i at holde vores fine faciliteter rene og pæne i hverdagen.
Vi der først var en styregruppe, og nu er i bestyrelsen for Foreningen Åpromenadens Sauna, har haft et fantastisk godt samarbejde, hvor alle har bidraget både meget og konstruktivt.
Netop derfor, vil vi også – når vi kommer til det punkt – gerne have forlænget vores mandat som bestyrelse for foreningen.
Aftalen med bygherren, Viborg Kommune, er at vi i foreningen driver og sikrer både den praktiske og den økonomiske drift af saunaen, og det er foreningen, som har ansvaret for al indvendig vedligeholdelse af saunaen, mens Viborg Kommune sikrer al udvendig vedligeholdelse af Saunaen. Både udvendig og indvendig vedligeholdelse af de øvrige bygninger ligger hos Viborg kommune.
I princippet er der fra Viborg Kommune’s side ikke lavet begrænsninger på, hvordan vi kan anvende saunaen – blot har vi skullet sikre at den er offentligt tilgængelig – og det er den.
Udover de almindelige åbningstider – og diskussion af dem har vi i et særskilt punkt – så har vi holdt et par ekstraordinære arrangementer.
Dels har vi holdt et Gus-arrangement for de 59 medlemmer der meldte sig tidligt ind. Formentlig kommer vi til at holde et par mere af den type arrangementer i løbet af forår og sommer.
Dels har vi holdt Gus-arrangement og Åbent Hus i forbindelse med indvielsen af de tre bygninger i søndags den 16. februar.
Der blev rette spørgsmål mht ansvaret for rengøring af wc og aflåsning heraf, samt vedligehold omkring broer og bruseområde.
Ansvaret påhviler Viborg kommune
Der er glat på broerne i frost, så pas på, umiddelbart vil kommunen ikke gøre noget.
Der var forslag om at sætte gelender op langs broen mod åen og hønsetråd så det ikke er så glat. Det er noget vi evt kan tage op med kommunen senere.
Der ønskes måtter ved bruserne.
Bruseområdet er ikke færdigt endnu, dette indrammes, bestyrelsen overvejer gummi måtter.
Aflæggelse og godkendelse af det reviderede årsregnskab for det forløbne år
Regnskabet gennemgået og godkendt med applaus
Det var et ”nemt” og kort år i 2024
Aflæggelse og godkendelse af bestyrelsens forslag til kontingent og budget for det kommende år.
Bestyrelsens forslag til kontingent:
Medlemmer:
Årligt: 500 kr. pr år.
Halvårligt Fra 01/01 – 30/06 eller 01/07 til 31/12: 300 kr. pr halvår.
Forening og Virksomhedsmedlemskab: 1000 kr. pr år.
Foreningen står for alle udgifter til indvendigt vedligehold, ovn, bænke osv
Budget gennemgået.
Budget og forslag til kontingent godkendt med applaus
Behandling af indkomne forslag
Der er stillet spørgsmålstegn ved at man kan se navne på dem der booker en plads i saunaen, ønskes dette fjernet?
Det er ok ifht GDPR, men der er ønske om at det gemmes bag log in hvilket tages med videre til Conventus (systemleverandør).
Der blev lavet en afstemning ved håndsoprækning:
Navne fjernes 3
Ligeglade: 16
Navne synlige: 5
Valg
Valg af bestyrelse
Bestyrelsen forslår, at den siddende bestyrelse genvælges, og bibeholder de 5 siddende bestyrelsespladser (Det vil sige at Mikkel, Helle, Kaj, Anders og Steen genopstiller).
Bestyrelsen genvælges med applaus
Valg af suppleant
At der evt. findes en suppleant
Forslag Kim Hesselberg
Valgt med applaus
Valg af op til to revisorer
Forslag Louise Berthelsen og Sonnick Nielsen
Valgt med applaus
Gennemgang af medlemssystem og booking
Der er gennemgået hvorledes man booker tider og lejer sauna
Vejledningen til rengøring rettes til med ny moppe og link ved qr koder.
Vejledningen findes på Facebook underfiler og hænger i skabet i forrummet.
Forslag til åbningstider for medlemmer
Der lægges op til at medlemmer kommer med forslag til åbningstider på generalforsamlingen. Den efterfølgende beslutning bliver truffet af bestyrelsen.
Følgende forslag blev nævnt, og der blev tilkendegivet interesse for de forskellige tidspunkter ved håndsoprækning:
Mandag 6-10 6 personer
Onsdag 17-19 6 personer
Fredag 8-10 4 personer
Fredag 16-19 9 personer
Lørdag 9-13 9 personer
Søndag 10-14 9 personer
Bestyrelsen ser på ønskerne og retter evt medlemsåbningstiderne.
Endvidere bør der informeres om at der i denne sauna er helårsåbent. Mange saunaer ”hænger sammen med ” vinterbaderklubber og er derfor lukket i sommerhalvåret.
Eventuelt
Der blev drøftet en masse ønsker til tiltag hvilket her er noteret og tages med på bestyrelsesmøder fremad.
Ønsker:
Værdiskabe, brilleholder og knage er i gang med kommunen
# tilføjes i vejledningen i at komme ind
ønske om en varm håndbruser
meld fra hvis du ikke kommer eller kommer for sent
der mangler skraldespande i nærområdet
ønsker om ”afsætning” af gulvmåtter bøjle eller lignende evt anden måtte type
skoholder arbejdes der også på
Broen kommer formentlig til sommer (i år)
Underskrevet regnskab
Underskrevet regnskab 2024